Pragmaintegra.com – Berlakunya UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mengubah pengelolaan data dari praktik bisnis menjadi kewajiban hukum yang disertai sanksi administratif dan pidana. Setelah masa penyesuaian dua tahun berakhir pada Oktober 2024, setiap pengendali dan prosesor data pribadi wajib mematuhi seluruh ketentuannya. Budiman mencatat bahwa meskipun UU Pelindungan Data Pribadi menyediakan kerangka hukum yang komprehensif dan menetapkan hak serta kewajiban yang jelas, tantangan substansial masih ada, terutama kesiapan kelembagaan, kesadaran publik, dan kapasitas penegakan.[1] Bagian ini membahas kerangka tata kelola data dan privasi dalam perusahaan, mencakup klasifikasi dan pemetaan data, dasar pemrosesan dan pengelolaan persetujuan, hak subjek data, penilaian dampak dan pelindungan sejak perancangan, transfer data lintas negara, retensi, serta respons atas pelanggaran data.

Kerangka Tata Kelola Data, Klasifikasi, dan Pemetaan

Kerangka tata kelola data dimulai dari pemetaan data (data mapping): data pribadi apa yang dikumpulkan, untuk tujuan apa, dari mana, disimpan di mana, dibagikan kepada siapa, dan berapa lama disimpan. Klasifikasi data, misalnya data pribadi umum dan data pribadi spesifik seperti data kesehatan, biometrik, genetik, catatan kejahatan, data anak, dan data keuangan pribadi, menentukan tingkat pengamanan yang diperlukan. Pemetaan ini juga menjadi dasar pencatatan kegiatan pemrosesan yang diwajibkan bagi pengendali data. Firmantoro, dengan menganalisis tanggapan tata kelola di sebuah perusahaan manufaktur nasional serta insiden siber pada lembaga keuangan dan platform niaga elektronik, menunjukkan bahwa kepatuhan terhadap UU Pelindungan Data Pribadi menuntut lebih dari penyesuaian prosedural: prinsip privasi harus tertanam dalam arsitektur digital perusahaan melalui tata kelola berbasis risiko, integrasi pelindungan sejak perancangan, dan akuntabilitas kelembagaan.[2]

Dasar Pemrosesan, Persetujuan, dan Hak Subjek Data

UU Pelindungan Data Pribadi menetapkan beberapa dasar pemrosesan yang sah, antara lain persetujuan yang sah secara eksplisit, pemenuhan kewajiban perjanjian, pemenuhan kewajiban hukum, pelindungan kepentingan vital, pelaksanaan tugas kepentingan umum, dan kepentingan yang sah. Pengelolaan persetujuan memerlukan mekanisme pencatatan dan penarikan persetujuan yang mudah. Subjek data memiliki hak, antara lain hak memperoleh informasi, mengakses, memperbaiki, mengakhiri pemrosesan dan menghapus, menarik persetujuan, serta mengajukan keberatan atas keputusan yang semata-mata didasarkan pada pemrosesan otomatis. Perusahaan perlu menyiapkan prosedur untuk menanggapi permintaan subjek data dalam jangka waktu yang ditentukan. Studi atas sektor niaga elektronik di Indonesia menunjukkan bahwa perusahaan telah melakukan penyesuaian signifikan, termasuk perbaikan kebijakan privasi dan investasi pada teknologi keamanan data, tetapi pemahaman konsumen dan perusahaan atas hak dan kewajiban masih perlu ditingkatkan.[3]

Baca juga: Dampak Teknologi pada Struktur Tata Kelola Perusahaan: Dari Rapat Dewan Virtual hingga Blockchain

Penilaian Dampak dan Pelindungan Sejak Perancangan

Penilaian dampak pelindungan data pribadi wajib dilakukan untuk pemrosesan yang memiliki potensi risiko tinggi, misalnya pemrosesan data spesifik dalam skala besar, profiling, atau penggunaan teknologi baru. Prinsip pelindungan sejak perancangan menuntut agar privasi dipertimbangkan sejak tahap desain sistem dan proses. Dalam praktik, penerapannya sulit karena regulasi tidak merinci caranya; Piras dan rekan mengusulkan alur kerja terstruktur yang mencakup analisis ancaman, minimisasi data, dan penilaian risiko berkelanjutan.[4] Penerapan model pelindungan sejak perancangan pada sistem informasi kesehatan nasional Slovenia menunjukkan bahwa model tersebut cukup tangguh untuk sistem pemrosesan data yang kompleks dan memungkinkan penilaian cepat atas kesenjangan antara kondisi aktual dan kondisi yang ditargetkan.[5]

Transfer Data Lintas Negara, Retensi, dan Kendali Akses

Transfer data pribadi ke luar wilayah hukum Indonesia hanya dapat dilakukan apabila negara penerima memiliki tingkat pelindungan yang setara atau lebih tinggi, terdapat pelindungan yang memadai dan bersifat mengikat, atau terdapat persetujuan subjek data. Bagi grup multinasional dan pengguna layanan komputasi awan global, ketentuan ini memerlukan analisis dan dokumentasi untuk setiap aliran data lintas negara. Kebijakan retensi menetapkan jangka waktu penyimpanan sesuai tujuan pemrosesan dan kewajiban hukum lain, misalnya kewajiban penyimpanan dokumen perpajakan dan dokumen perusahaan, serta prosedur pemusnahan yang aman. Kendali akses berbasis kebutuhan, enkripsi, dan pencatatan akses merupakan langkah pengamanan teknis minimum.

Respons atas Pelanggaran Data, Pelatihan, dan Peran Dewan

Pengendali data wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis kepada subjek data dan lembaga yang berwenang paling lambat 3 x 24 jam setelah terjadinya kegagalan pelindungan data pribadi. Kewajiban pengungkapan pelanggaran data dapat menimbulkan konsekuensi ekonomi yang luas, termasuk efek samping terhadap perilaku manajemen.[6] Karena itu, rencana respons pelanggaran data harus disiapkan sebelumnya, mencakup tim respons, prosedur investigasi forensik, templat pemberitahuan, dan koordinasi dengan penasihat hukum. Program pelatihan privasi bagi karyawan, terutama yang menangani data pribadi, merupakan bagian dari langkah pencegahan. Dewan perlu menerima laporan berkala mengenai kepatuhan pelindungan data dan insiden yang terjadi; bukti dari Amerika Serikat menunjukkan bahwa dewan yang meningkatkan fokus dan keahlian dalam pengawasan risiko siber dan data mengalami lebih sedikit pelanggaran data di kemudian hari.[7]

Kesimpulan dan Implikasi bagi Praktisi Hukum

Pengelolaan data dan privasi telah menjadi kewajiban hukum dengan konsekuensi signifikan. Bagi praktisi hukum, rekomendasinya adalah: pertama, membantu klien melakukan pemetaan data dan menyusun pencatatan kegiatan pemrosesan; kedua, meninjau dasar pemrosesan, mekanisme persetujuan, dan kebijakan privasi; ketiga, menyusun prosedur penanganan permintaan subjek data dan penilaian dampak pelindungan data pribadi; keempat, mendokumentasikan dasar hukum setiap transfer data lintas negara; dan kelima, menyiapkan rencana respons pelanggaran data yang memenuhi tenggat pemberitahuan 3 x 24 jam serta memastikan dewan menerima laporan kepatuhan secara berkala.

*Artikel ini merupakan bagian dari ‘Learning Module for Lawyers: Corporate Law’ yang disusun oleh Tim Penulis Firma Pragma Integra.

Referensi

[1] Risky Budiman, ‘The Development of Personal Data Protection Law in Indonesia: Challenges and Prospects for the Implementation of Law No. 27 of 2022’, Jurnal Smart Hukum, 2.1 (2023), pp. 24–36, https://doi.org/10.55299/jsh.v2i1.1352.

[2] Kiki Firmantoro, ‘Constitutionalization of Digital Governance: Implementation of the Personal Data Protection Law from an Information Technology Law Perspective’, KANGMAS: Karya Ilmiah Pengabdian Masyarakat, 6.3 (2025), pp. 26–36, https://doi.org/10.37010/kangmas.v6i3.2226.

[3] Sidi Ahyar Wiraguna, Abdullah Sulaiman, and Megawati Barthos, ‘Implementation of Consumer Personal Data Protection in E-Commerce from the Perspective of Law No. 27 of 2022’, Journal of World Science, 3.3 (2024), pp. 410–18, https://doi.org/10.58344/jws.v3i3.584.

[4] Piras and others, ‘A Data Scope Management Service to Support Privacy by Design and GDPR Compliance’.

[5] Matjaž Drev, Dalibor Stanimirović, and Boštjan Delak, ‘Implementation of Privacy by Design Model to an eHealth Information System’, Online Journal of Applied Knowledge Management, 10.1 (2022), pp. 77–87, https://doi.org/10.36965/ojakm.2022.10(1)77-87.

[6] Liu and Ni, ‘Ordeal by Innocence in the Big-Data Era: Intended Data Breach Disclosure, Unintended Real Activities Manipulation’.

[7] Klein, Manini, and Shi, ‘Across the Pond: How US Firms’ Boards of Directors Adapted to the Passage of the General Data Protection Regulation’.